Kommunikationsplan – är det samma som kommunikationsstrategi?
En kommunikationsplan är en konkret handlingsplan. En detaljerad plan för att kommunicera en aktivitet, ett projekt, en hel verksamhet eller ett varumärke. Det är viktigt att alla som ska skapa kommunikationen är helt på det klara med syftet med det ni kommunicerar, vem ni kommunicerar med och hur ni ska göra det för att effektivt nå fram med ert budskap på rätt sätt till rätt personer. I rätt tid. Och för att göra det behöver ni en kommunikationsplan. Men hur förhåller kommunikationsplanen sig till kommunikationsstrategin?
Vad skiljer en kommunikationsplan från en kommunikationsstrategi
Kommunikationsstrategin tar ni fram övergripande för företaget, verksamheten eller varumärket och där beskriver ni all kommunikation övergripande. Kommunikationsmål (vad målgruppen ska känna, tycka, veta och göra), alla målgrupper och deras behov och drivkrafter, övergripande budskap och kanaler och tonen ni har i de kanalerna.
Kommunikationsplanen är en del av flera andra delat i kommunikationsstrategin.
En kommunikationsplan, som ibland även kallas för aktivitetsplan, är nedbruten och detaljerad och är kopplad till exakta kommunikationsaktiviteter, ansvariga, deadlines och budget.
När behövs en kommunikationsplan
Syftet med en kommunikationsplan är att se till att ni får fram ert budskap till dem ni vill. Det vill säga den ska hjälpa er att överskådligt samordna alla era insatser och nå målen med det ni vill kommunicera. En kommunikationsplan upprättar ni vid flera olika tillfällen men exempelvis bör ni ha en plan vid större insatser som lanseringar, evenemang, kampanjer, löpande varumärkeskommunikation för hela verksamheten och vid kriskommunikation.
Vad ingår i en kommunikationsplan
1. Nulägesbeskrivning och övergripande ansvarig
För att alla i gruppen ska ha full förståelse för bakgrund till kommunikationen är det bra med en kort nulägesbeskrivning. Och definierat vem som är övergripande ansvarig för att ni följer de riktlinjer som är uppsatta.
2. Mål
Mål sätter ni för vad ni övergripande ska uppnå för hela den samlade kommunikationsinsatsen. Är det fler leads, högre varumärkeskännedom, information som ska ut eller något helt annat? Här är det bra att ni är konkreta så det senare går att mäta om ni uppnår era mål.
3. Målgrupper
Vem eller vilka ni ska kommunicera med. Här beskriver ni vilka olika målgrupper som ska nås. Ibland är det en men ofta flera och som tidigare beskrivits i kommunikationsstrategin har de olika behov och drivkrafter att ta med i beräkningen när ni skapar er kommunikation.
4. Budskap
Det finns ett grundbudskap ni ska nå ut med. Ett övergripande budskap som ska genomsyra all kommunikation ni kommer att göra. Det måste alla ha helt klart för sig för att kunna lyckas. Utöver det kan varje kommunikationsinsats ha olika underbudskap ni ska föra ut i olika aktiviteten. Det planerar ni i detalj i aktivitetsplanen nedan.
5. Kanaler
Kanalerna är beroende på målgrupperna och budskapet som ska ut. Bara för att verksamheten i kommunikationsstrategin säger ni ska finnas i flera olika kanaler innebär det inte att just denna kommunikationsinsats ska finnas med överallt.
6. Avsändare
Även om er verksamhet är övergripande avsändare av budskapet kan det finnas andra som är avsändare för just denna kommunikation. Ibland är det en person eller flera, ibland en avdelning och ibland ett varumärke.
7. Tid
En övergripande deadline för hela kommunikationsinsatsen bör finnas. Exempelvis kan det vara en lanseringsdatum eller ett evenemangsdatum.
8. Budget och resurser
Här beskriver ni vad ni totalt har för budget och vilka personer som jobbar med kommunikationen.
9. Aktivitetsplan
Efter det gör ni en en nerbruten och detaljerad aktivitetsplan. Kommunikationsplanen innehåller flera aktiviteter som ni ska samordna för att få dem att hamna rätt i tid. Exempelvis kan det vid en lansering röra sig om både digital kommunikation på olika platser, annonser i tryckt material, demonstrationsinsatser och andra evenemang.
Varje aktivitet och insats beskriver ni kort med:
Budget – om detta är specificerat separat
Målgrupp – Vilken av målgrupperna ni beskrivit vänder sig just denna aktivitet till
Kanalval – var ska ni nå dem
Tid – detaljerat specificerat på vecka och ibland datum
Ansvarig – vem är ansvarig för att skapa kommunikationen
Det är viktigt att en aktivitetsplan är lättöverskådlig och ni gör den därför med fördel i exempelvis ett xls-ark.
Hör av er till oss så hjälper vi er med en smart mall för detta.
10. Uppföljning och mätning
Eftersom ni sätter mål med era kommunikationsinsatser kan ni även mäta utfallet. Uppnådde ni det ni ville? Fick ni det antal leads ni önskade? Har ni stärkt er identitet? – kort sagt kom rätt budskap fram till dem det skulle. Om inte, skruva på era aktiviteter och förändra det som behövs till nästa gång.
Beroende på vad det är ni ska kommunicera kan ovan process skilja sig lite. När det till exempel gäller att kommunicera kring forskningsresultat är en kommunikationsplan ofta ett krav från uppdragsgivare, universitet och finansiärer. Här är momentet att föra ut resultaten av forskningen på rätt sätt väldigt viktigt och få resultaten publicerade i rätt kanaler för att resultaten sen ska få lov att användas.
Sammanfattning kommunikationsplan
Kommunikationsstrategin tar ni fram övergripande för företaget, verksamheten eller varumärket och där beskriver ni all kommunikation övergripande. En kommunikationsplan är en konkret handlingsplan och är bara en del av flera i kommunikationsstrategin. Kommunikationsplan upprättar ni exempelvis vid större insatser som lanseringar, evenemang, kampanjer, löpande varumärkeskommunikation för hela verksamheten och vid kriskommunikation. Planen ger gruppen som ska kommunicera en samlad bild och består av kort nulägesbeskrivning, övergripande ansvarig, mål, målgrupper, budskap, kanaler och en detaljerad aktivitetsplan.
Byråteket är en strategisk kommunikationsbyrå i Malmö. Vårt erbjudande sträcker sig från strategi till taktik och produktion av material för både tryck, film, webb och andra digitala kanaler. Och vi jobbar med såväl varumärkesarbete som marknadskommunikation tillsammans med våra uppdragsgivare. Kontakta oss gärna så berättar vi mer och lyssnar in oss på era behov.
Vill du veta mer?
